Poste : Secrétaire Administrative
Aperçu de l’organisation :
Tostan est une organisation internationale, fondée en 1991, au Sénégal. Le travail de Tostan est dédié au renforcement des capacités des communautés africaines, ayant un accès limité à l’éducation formelle. Le programme de développement mené par la communauté (programme de renforcement des capacités communautaires : PRCC), a obtenu des résultats incluant : des déclarations publiques d’abandon de l’excision et du mariage précoce par des milliers de villages; augmentation des inscriptions scolaires; meilleur accès aux soins de santé et augmentation de l’alphabétisation et de l’utilisation des techniques de résolution de problèmes, permettant de générer des revenus et d’aider au développement économique local.
Sommaire
Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier , la Secrétaire Administrative a la responsabilité de garantir la qualité de l’accueil et des tâches administratives se rapportant au bon fonctionnement général de la Coordination Nationale sous la coordination comme indiqué ci-dessous
Rôles et Responsabilités:
- Réaliser les tâches administratives :
- Tenue du parapheur du Coordonnateur National et de son Agenda : Prise et rappel de rendez-vous, confirmation de participation,…
- Réceptionner toutes les demandes signées émanant des autres services, partenaires et fournisseurs. Toute demande doit être déposée au niveau de la secrétaire administrative
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- Conception et saisie des mémos, lettres d’invitation, PV de réunion, …
- Diffusion (affichage ou remise en main propre) des mémos, notes de service, lettres d’invitation, PV de réunion,…
- Enregistrement des courriers à l’arrivée et au départ
- Distribution des documents et autres supports, tenue de la fiche de présence des participants lors des réunions
- Traitement du registre de présence du personnel du bureau et transmission à la fin de chaque mois de la situation au RAF
- Archivage des documents liés aux activités de Tostan Mali
- Photocopie des documents administratifs et pédagogiques
- Tenir à jour le registre des missions
- Autres tâches de fonctionnement :
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Préparer la salle pour les réunions
- Superviser la propreté du bureau de la Coordination
- Gérer le téléphone pour les appels professionnels
- Superviser la restauration du personnel de la Coordination
- Participer aux réunions du staff et en tenir le PV
- Gestion logistique : Gestion du magasin de fournitures du bureau
- Vérifier l’exactitude de la livraison par rapport à la commande : Quantité, qualité, références
- Réceptionner les fournitures et matériels commandés moyennant remise au livreur d’un bordereau de livraison (BL)
- Tenir les duplicata des bons d’entrée et de sortie de stock
- Gérer les fournitures du bureau et des produits d’entretien
- Faire le suivi du stock des fournitures et des produits d’entretien si le besoin en est, adresser une demande de renouvellement du stock au RAF
- Participer à l’inventaire organisé par le logisticien de façon trimestrielle ;
- Signaler au RAF National toute anomalie constatée sur les fournitures et matériels stockés
- Gestion de la bibliothèque :
- Faciliter l’accès du personnel à la bibliothèque
- Tenir régulièrement et correctement les outils de gestion de la bibliothèque
- Organiser les activités d’animation autour de la bibliothèque :
- Comptes rendus de lecture
- Echanges autour des thématiques, etc.
Au besoin peut appuyer les autres membres de l’équipe dans l’exécution de leurs rôles et tâches.
Lieu : ce poste est situé au bureau de la Coordination Nationale de Tostan à Koulikoro.
Qualifications essentielles et critères de sélection :
Education
- De préférence être titulaire d’un DUT ou BT2 ou tout diplôme équivalent en secrétariat et administration.
Compétences linguistiques
- Avoir un bon niveau en Français
Caractéristiques
- Possédant une grande capacité d’auto-motivation, cette personne est active dans l’équipe, avoir la Capacité de nouer des relations de travail solides, à la fois en personne et virtuellement.
- Capacité à travailler en équipe, dans un environnement multiculturel et sous pression.
- Croit fermement en la mission de Tostan, qui est de renforcer les capacités des communautés africaines afin qu’elles produisent leur propre développement durable et une transformation sociale positive basée sur le respect des droits humains.
- Excellentes compétences de communications écrites et verbales.
Comment postuler :
Faites-nous parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de présentation par courrier électronique à l’adresse suivante : tostanmali@ tostan.org En guise de sujet de la communication, veuillez inscrire [la Secrétaire Administrative] ou déposer le dossier auprès de l’administration de Tostan à Souban près du terrain de football. Nous accepterons les candidatures jusqu’au 14 août 2015. Veuillez prendre note que les demandes d’emploi incomplètes ne seront pas prises en considération.
Tostan est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous évaluons toute demande d’emploi sans considération illégale concernant la race, la religion, l’âge, le sexe, la nationalité d’origine, une infirmité ou sous toute autre base interdite par la loi.
Date limite de dépôt de candidature : 07 mai 2018.
