Offre d’emploi
Poste : Chargé(e) de logistique
Aperçu de l’organisation :
Tostan est une organisation internationale, fondée en 1991, au Sénégal, pour éduquer et renforcer les communautés africaines, ayant un accès limité à l’éducation formelle. Le programme de développement mené par la communauté (programme de renforcement des capacités communautaires : PRCC), a obtenu des résultats incluant : des déclarations publiques d’abandon de l’excision et du mariage précoce par des milliers de villages; augmentation des inscriptions scolaires; meilleur accès aux soins de santé et augmentation de l’alphabétisation et de l’utilisation des techniques de résolution de problèmes, permettant de générer des revenus et d’aider au développement économique local.
Sommaire :
Sous la supervision du responsable administratif et financierle chargé(e) logistique a la responsabilité de garantir la maintenance des matériels roulants (motos et véhicules) et non roulants (groupes électrogènes, sono, téléviseurs, ordinateurs etc.) et la qualité des achats en vue de permettre à Tostan/Mali de respecter ses engagements auprès de l’Etat Malien, des communautés et des partenaires au développement.
TÄCHES DE LA LOGISTIQUE :
Gestion administrative :
- Réceptionner toutes les demandes signées émanant des autres services et ainsi que les commandes d’approvisionnement, des coordinations, et partenaires et fournisseurs. Toute demande doit être déposée au niveau de la logistique. Chaque matin, les dossiers en instance sont présentés au Coordonnateur National pour exploitation et décision à prendre
- Etablir les ordres de mission et plan d’action (agents de terrain), prévisionnel de mission
- Etablir les mémos de paiement de toutes les factures
- Classer les dossiers de la logistique
- Déposer le dossier au complet à la comptabilité accompagnée du mémo de paiement (expression de besoin, nombre de pro forma exigées, le BC, le BL, la facture définitive), pour une saisie et le paiement si possible
- Veiller aux normes de qualité et de contrôle avant achat de tout type de produit ou de matériel
- Récupérer les pièces justificatives au retour des missions (établir un bon de reversement si nécessaire à déposer par le missionnaire au niveau de la caisse pour recevoir en retour un reçu de reversement à remettre à la logistique pour complément de dossier. Le dossier complet doit être déposé à la comptabilité pour enregistrement final
- Analyser et éditer trimestriellement les résultats de la logistique par projet, par service et par personnel :
- Gestion matérielle didactique et fournitures
- Gestion des matériels informatiques, de la photocopieuse et des matériels audiovisuels et de communication
- Gestion des locaux de L’ONG (réparation, entretient etc.…)
- Gestion du matériel roulant (moto et véhicules)
- Gérer les fiches de demande de mise à disposition au départ et au retour des matériels et à mettre avec les justifications (après certification)
- Faire le suivi administratif (renouvellement) des pièces des véhicules et des motos (des assurances, visites techniques, vignettes, des exonérations, etc.)
- Gérer les déplacements des véhicules pour les courses administratives du bureau et la désignation du chauffeur
- Proposer les véhicules et chauffeurs pour les missions selon la disposition et l’état des véhicules
- Organiser matériellement les activités de Tostan/Mali
- Gérer et évaluer le personnel d’appui (magasinier (chauffeurs, gardiens et nettoyeurs etc.)
- Relever la boîte postale
- Faire le suivi et le contrôle du fonctionnement de l’eau, de l’électricité, de l’Internet et de la ligne téléphonique appartenant à Tostan/Mali
- Gérer les clés des véhicules hors des heures de service
- Veiller sur le mouvement des véhicules pendant et après les heures de service
- Gérer toutes les clés doubles des différentes portes d’entrer des locaux du bureau à l’intérieur d’un coffre à clé indiqué à cet effet
- Participer aux réunions du staff
Comptabilité matière:
- Faire le suivi du stock du matériel didactique et des fournitures déposées au niveau du magasin de stockage
- Gérer les tirages à effectuer au niveau de la photocopieuse surtout des guides
- Déterminer la quantité à commander pour le matériel didactique et les fournitures qu’il ne parvient pas à satisfaire suivant le stock disponible (il participe à la détermination du programme d’approvisionnement)
- Lancer les appels d’offre d’achat et étude des prix
- Faire le suivi de tous les locaux occupés par Tostan (réparation, entretien, etc.) et la gestion des nettoyeuses (eurs) et des produits d’entretien
- Enlever les commandes au niveau des fournitures (doit exiger un BL pour tout enlèvement). Il en est de même des réceptions de matériels et fournitures
- Faire le suivi des immobilisations et des amortissements
- Exécuter les inventaires périodiques en collaboration avec le comptable
- Remplir les BL à envoyer au niveau des bureaux régionaux
- Gérer le matériel audio-visuel et de communication de Tostan (surtout les mouvements, la réparation, l’entretien, etc.…).
Au besoin et /ou sur l’instruction du Responsable Administratif, le (chargé de logistique) peut appuyer les autres membres de l’équipe dans l’exécution de leurs rôles et tâches.
Lieu : ce poste est situé au bureau Pays de Tostan Mali, à Bamako, au Mali.
Critères de sélection:
– Un niveau Bac + 2 au minimum, dans un des domaines suivants : Logistique et transport, commerce, audit, comptabilité, finance
– Expérience d’au moins 2 années de travail dans le domaine des approvisionnements et/ou de la logistique, de préférence en contexte ONGs, développement, humanitaire ou à défaut dans le privé.
– Autonome sur les fonctionnalités de base : Système d’exploitation Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook-Avoir des compétences et expérience en matière de gestion et approvisionnement des stocks.
– Avoir une bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle.
– Avoir le sens de l’anticipation et de la prise d’initiative.
– Être rigoureux et réactif.
– Avoir une bonne aptitude à manager une équipe.
Conditions particulières
– Très bonne maîtrise du français parlé et écrit
– Connaissance de la langue locale Bamanankan et de l’anglais est un atout.
– Être de bonne moralité.
– Être discret et disponible.
Comment apposer sa candidature :faites-nous parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de présentation par courrier électronique à l’adresse suivante : tostanmali@tostan.org. En guise de sujet de la communication, veuillez inscrire [Chargé (e) de logistique]. Les dossiers peuvent aussi être physiquement déposés au Bureau pays de Tostan Mali sise à SOUTUBA ACI près du terrain de football du Stade Malien. Nous accepterons les candidatures jusqu’au 07 juin 2019.
Tostan est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous évaluons toute demande d’emploi sans considération illégale concernant la race, la religion, l’âge, le sexe, la nationalité d’origine, une infirmité ou sous toute autre base interdite par la loi.
