Gestion du processus d’organisation et de déroulement des examens et concours de l’éducation : Le BVG recommande une organisation et un déroulement plus performants des examens et concours

La présente vérification de performance porte sur le processus d’organisation et de déroulement des examens et concours de l’éducation durant la période allant de 2019 à 2022. Elle a pour objectif d’évaluer le degré d’efficacité de l’intervention des structures concernées par les examens scolaires, d’efficience des ressources mises à leur disposition et d’apprécier les opportunités d’économie existantes dans le cadre de l’acquisition des intrants nécessaire à l’organisation des examens et concours de l’éducation nationale. 

Les travaux ont porté sur le cadre juridique et règlementaire, les rôles et responsabilités des parties prenantes, l’organisation et le fonctionnement des services, la procédure d’organisation des examens, la gestion des ressources humaines, matérielles et financières. Les paragraphes qui suivent, présentent les principales constatations de la vérification, lesquelles sont accompagnées de recommandations formulées pour corriger les lacunes identifiées.

Recrutement et formation du personnel :

La mission a constaté que le Centre national des examens et concours de l’éducation (Cnece) dispose d’un personnel pléthorique insuffisamment qualifié, la Direction des ressources humaines de l’Education ne fait pas une gestion efficace du personnel.

Il a été recommandé au directeur du Cnece de veiller au respect du cadre organique et de communiquer la situation du personnel à la direction des ressources humaines. Le directeur des ressources humaines de l’Education doit affecter les ressources humaines en fonction des besoins du cadre organique du Cnece ; proposer la révision du cadre organique et assurer la formation des agents, le suivi et la mise à jour des dossiers du personnel.

Organisation et fonctionnement des services du Cnece :

La mission a constaté que le Cnece fonctionne avec une structure organisationnelle inadaptée et sa dotation budgétaire n’est encadrée par aucun indicateur de performance.

La mission a recommandé au directeur du Cnece de créer une structure informatique, chargée notamment de la conception des attestations et diplômes des examens et de définir les indicateurs de performance du Cnece dans le cadre du budget programme.

Gestion financière du matériel et équipement du Cnece :

La mission a constaté que la tenue de la comptabilité-matières n’est pas efficace. Il a été recommandé au ministre de l’Education nationale (MEN) de nommer un comptable secondaire des matières auprès du Cnece et de nommer un magasinier-fichiste auprès du Cnece. Le directeur du Cnece doit veiller à la tenue de la comptabilités-matières au Cnece conformément à la règlementation en vigueur.

Rôles et responsabilité des parties prenantes :

La mission a constaté que le Cnece n’assure pas efficacement la coordination du dispositif en place pour les examens. Le ministère de l’Education nationale ne veille pas à une répartition efficace des rôles et responsabilités des structures impliquées dans les examens et concours. Le Cnece et les Académies d’enseignement (AE) ne respectent pas les critères de désignation des Responsables des centres d’examens. Des académies d’enseignement ne respectent pas les critères de désignation des surveillants des examens de l’enseignement normal.

La mission a recommandé au ministre de l’Education nationale de clarifier les rôles et responsabilités des structures impliquées dans les examens et concours. Le directeur du Cnece doit organiser chaque année un atelier national avec toutes les parties prenantes pour faire le bilan des examens et proposer des solutions. Il doit respecter les critères de désignation des présidents et vice-présidents des centres d’examens. Les directeurs d’Académie d’enseignement doivent respecter les critères de désignation des présidents et vice-présidents des centres d’examens et les critères de désignation des surveillants des centres d’examens.

Procédures d’organisation des examens :

La mission a constaté que le Cnece ne dispose pas de politique nationale des examens et concours de l’éducation et qu’il n’a pas formalisé les dispositifs de confidentialité et de sécurité des sujets des épreuves des examens et concours. Le ministre en charge de l’Education Nationale n’a pas pris d’arrêté fixant le montant des frais d’inscription des candidats libres et le système de gestion informatique du Cnece présente aussi des insuffisances. Les AE et les Centres d’animation pédagogique (Cap) ne disposent pas d’un système d’informations fiable, sécurisé et efficace de gestion des données des examens. Le ministère n’a pas mis de mécanismes clairs en place pour recueillir et traiter les réclamations des candidats. Le Cnece ne veille pas à la correction des insuffisances constatées dans l’organisation et le déroulement des examens.

C’est pourquoi la mission a recommandé au ministre de l’Education nationale d’élaborer une politique nationale des examens et concours de l’Education ; prendre un arrêté fixant les frais d’inscription des candidats libres aux examens et élaborer une procédure de traitement des réclamations. Le directeur du Cnece doit décrire les procédures relatives à la sécurisation et la confidentialité des sujets des examens ; mettre en place un système intégré de gestion de données fiables et sécurisées ; tenir la situation des réclamations des candidats ; améliorer le système d’archivage des réclamations reçues et veiller à la correction des insuffisances constatées dans l’organisation et le déroulement des examens. Les directeurs d’Académie d’enseignement et les directeurs des Centres d’animation pédagogique doivent mettre en place un système intégré de gestion de données fiable et sécurisée permettant de gérer l’ensemble des examens scolaires et de tenir la situation des réclamations des candidats.

Le processus d’acquisition, de mise à disposition du matériel d’examen et du paiement  des primes et indemnités :

La mission a constaté que la procédure d’acquisition des matériels pour l’organisation des examens présente des insuffisances ; le ministre de l’Education nationale a irrégulièrement pris un arrêté portant allocation d’indemnités au personnel chargé des examens scolaires et concours professionnels et il a désigné des correcteurs non proposés par les AE.

La mission a recommandé au MEN d’initier un acte administratif exhaustif et précis portant allocation d’indemnités au personnel en charge des examens scolaires et concours professionnels et de respecter les critères de désignation des correcteurs des examens scolaires. Le directeur du CNECE doit documenter et archiver les besoins en matériel nécessaire à l’organisation des examens et concours.            

 Source BVG