Collectivité: L’Agence Belges de développement offre des équipements informatiques à la marie de la commune urbaine de Koulikoro pour la digitalisation de son système de gestion administrative.

Dans le cadre du renforcement de capacité à l’intention des collectivités territoriales de la région de Koulikoro de l’Agence belge de développement, Enabel à travers son Projet de Renforcement des Capacités des institutions et organisations de la société civile de la région de Koulikoro et du niveau central (IRC), la marie de la commune urbaine de Koulikoro a été dotée ce jeudi 10 septembre 2020 d’un lot de kits informatiques. Cette action s’inscrit dans le cadre la digitalisation du processus de la gestion administrative des collectivités de la région. Elle vise à renforcer la mairie d’un cadre approprié dans la gestion administrative et dans l’amélioration des conditions de travail au niveau des différents services.

La cérémonie de réception a eu lieu dans les locaux de la mairie et a été  présidée par le 2^e adjoint au maire de la commune urbaine M. Yacouba Kané, le secrétaire générale Kaly Bagayogo, Pascal Traoré ATN Formation de l’IRC/Enabel et Mme Siby Fatoumata Haïdara expert en Technologie de l’Information et de la Communication/ Enabel et les agents techniques de la mairie.

D’un coût global de 54. 682. 000 F CFA, cette première phase du projet de digitalisation des collectivités, concerne la mairie de la commune urbaine et le conseil régional de Koulikoro.  Au nom du maire absence, les 2^e adjoint a exprimé toute la satisfaction du bureau communal et l’ensemble des travailleurs de la marie pour cette dotation. Il a de ce fait ténu a remercié l’Agence belge de développement, Enabel à travers cette intervention qui selon lui va permettre de rendre plus performants le fonctionnement des services de la mairie.

Le fonctionnement administratif est un secteur clé de la gestion des services des collectivités. Des services qui sont confrontés à d’énorme difficultés dans la mise en œuvre de leurs programmes d’activité. Des difficultés qui affectent l’efficacité des services rendus à la population. C’est dans ce contexte qu’intervient cet appui du Projet de Renforcement des Capacités des institutions et organisations de la société civile de la région de Koulikoro et du niveau central (IRC), dont l’objectif est de renforcer les capacités individuelles du personnel des collectivités territoriales dans la digitalisation de la gestion administrative des collectivités territoriales en général et l’archivage des documents en particulier. Un processus qui viendra palier d’énormes difficultés dont la mairie est confrontée en matière de gestion.

Selon Kaly Bagayogo, secrétaire général, la digitalisation vient pallier de façon diligente les exigences de la population : « avant pour retrouver certains papiers c’était des problèmes au niveau de la marie, surtout au moment des audits c’était un véritable casse-tête car il faudra faire descendre tous les dossiers et chercher un à un ce qui joue beaucoup sur notre productivité. Avec la digitalisation nous serons épargnées de tout cela et nous allons répondre de façon efficace et efficiente aux besoins exprimés par la population » a-t-il signale.

L’importance de la capacité de modernisation du processus de la gestion administrative sera plus visible au niveau du système d’archivage. Selon Mohamed Keita chef service administratif et juridique, le processus de la digitalisation va éviter certaines défaillances à ce niveau : « on était confronté très souvent à des pertes de document dans les archives, parce que le système de classement était défaillant, et pour les retrouver ça nous prenait énormément de temps. Par ailleurs, souvent les documents étaient attaqués par les termites pour faute de moyens de protection. Donc la digitalisation va nous éviter tout cela ». a-t-il confié

Sur un autre plan, l’informatisation du fonctionnement du système administratif va apporter de la cohérence dans les travaux et particulièrement en matière de communication. Pour M. Salif Koné chargé du budget de la mairie : « la digitalisation va permettre d’atteindre des résultats tangibles en fonction des programmations à travers l’amélioration de la communication entre les agents. Car avant, le système de la communication était dérisoire entre les agents et entre les différents services techniques. Elle facilitera également la communication avec les services extérieurs notamment le trésor avec la fiabilité et la promptitude de la production des informations et des courriers », a fait savoir monsieur Koné.

La digitalisions c’est également la fiabilité et l’harmonisation dans l’enregistrement des dossiers et des documents administratifs. Pour Madame keita Mawa Diarra chef section état civile de la mairie : « Les problèmes de la section de l’état civile se trouvent au niveau de l’enregistrement des naissances. On enregistre les naissances sur les registres en 3 volets. Un registre fait 50 feuilles. Si on multiplie cela par 3, ça fait 150 Feuilles. Et dans le mois on a souvent 4 à 5 registres à remplir, c’est un travail énorme pour nous. Donc la digitalisation est la bienvenue à l’état civile » a-t-elle signalé.

Rappelons que les auto-analyses organisationnelles réalisées par les collectivités territoriales de la Région de Koulikoro, ont démontré la faible capacité managériale sur la base de cartes de performances définies. C’est ainsi ces collectivités territoriales ont retenu des actions prioritaires en matière de digitalisation. Parmi ces actions prioritaires figurent le développement de compétences en gestion électronique des archives d’une part et d’autre part, la mise en place et le   développement d’une plateforme numérique répondant à des besoins en gestion administrative des collectivités territoriales. Ainsi priorité a été donnée au Renforcement des capacités sur les techniques de classement et d’archivage au profit des secrétaires, secrétaires généraux des collectivités territoriales. Cela devra se traduire par la formation et l’accompagnement en matière d’archivage électronique et mais aussi la mise en place d’un dispositif approprié d’archivage et formation des utilisateurs. Ce qui revient à dire qu’après cette dotation en matériels informatiques, les travailleurs de la mairie suivront également des formations adéquates pour une meilleure maitrise du dispositif.

Nayté